О безопасном списании подотчётных денег, и почему это нужно делать не спеша! Как списать подотчетные суммы Как списать кредитовые подотчетные суммы

В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчётными лицами, которые получают деньги из кассы на административно-хозяйственные и операционные расходы. Зачастую за сотрудником числится «незакрытая» дебиторская задолженность.

Подотчётное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами. Если подотчётное лицо в установленный срок не вернуло неиспользованные денежные средства в кассу предприятия, то за работником образуется дебиторская задолженность, которую работодатель может удержать с работника не позднее одного месяца, если работник согласен с удержаниями. При невозможности удержания невозвращённых подотчётных сумм из заработка работника по каким-либо причинам, организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы.

Бухгалтерский учёт

По нашему мнению, в случае образования дебиторской задолженности по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» организация может придерживаться следующей схемы проводок:

Дт 94 Кт 71 – в момент истечения срока для предъявления авансового отчёта либо возврата денежных средств в кассу предприятия;

Если сотрудник предоставил письменное объяснение, согласен с удержанием этой суммы со своей заработной платы, при этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не превышает 20 процентов, делается проводка:

Дт 70 кт 94 – в момент издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;

Если работник не согласен с удержаниями либо истёк месячный срок для издания распоряжения руководителя организации по взысканию невозвращённой суммы подотчётных средств, а сумма причинённого ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то делается проводка:

Дт 73 Кт 94 – в момент истечения разумного срока для согласия работника с удержанием этой суммы из заработной платы либо в момент истечения месячного срока для издания распоряжения руководителя организации о взыскании невозвращённой суммы подотчётных средств;

В случае расторжения трудового договора с должником:

Дт 76 Кредит 73 – на следующий день после расторжения трудового договора;

В случае прощения долга либо в случае истечения срока исковой давности по невозвращённой сумме подотчётных средств делается проводка:

Дт 91 Кт 76 (73) – на момент издания приказа руководителя о прощении долга либо на момент издания приказа о признании её долгом, который является нереальным для взыскания.

Налоговый учёт

Подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ установлено, что к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадёжных долгов. Налоговым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований для признания задолженности безнадёжной. Одним из них является истечение срока исковой давности. По истечении срока исковой давности долг по невозвращённой сумме можно признать безнадёжным и включить в состав внереализационных расходов.

Работодателю следует удерживать НДФЛ с подотчётных сумм, которые сотрудник не вернул (не подтвердил документально расходы). Если удержать не удалось, работодатель должен направить уведомление в налоговый орган и сотруднику. Если деньги, полученные под отчёт, не будут возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму следует начислить страховые взносы. Сумму начисленных страховых взносов можно зачесть (вернуть), после того как работник вернёт деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

По материалам www.b-kontur.ru

Сумму, выданную сотруднику под отчет, компания вправе списать в качестве безнадежного долга , если подотчетник не вернул деньги в течение трех лет.
При этом надо, чтобы по задолженности истек трехлетний срок исковой давности. Чтобы учесть безнадежную «дебиторку» в расходах, необходимы документы, подтверждающие истечение срока давности.
Задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику (например, невозвращенный аванс за командировку) можно учесть в расходах при исчислении налога на прибыль в том случае, если истек срок исковой давности (составляет три года).Для этого издается внутренний приказ о признании задолженности безнадежной и с приложением документов (актов сверки, писем, претензий), подтверждающих, что срок исковой давности истек, провести соответствующие записи в налоговом и бухгалтерском учете.

Фирммейкер, 2012

Юлия Атарвина

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника 50 (51) 71 Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет. Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки: Дебет Кредит Название операции 76 51 Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя 20, 23, 25, 26, 29 (44) 76 Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. 19 76 Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) 68.НДС 19 НДС по командировочным расходам направлен к вычету Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»). Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов.

Отчетной формой за выданные подотчетным лицам суммы является авансовый отчет. Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В учете предприятия выдача денежных средств оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.
Типовые проводки по суточным и командировочным Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

Дебет 71 Кредит 50 (51).

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

Дебет 50 Кредит 71.

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

Дебет 71 Кредит 50.

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться.

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Внимание

Дт 50 Кт 71. Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71. Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71. Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

Дт 08 (10, 41…) Кт 71 - приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
Дт 19 Кт 71 - отражена сумма входного НДС;
Дт 20 (23, 26…) Кт 71 - расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
Дт 44 Кт 71 - расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
Дт 91 Кт 71 - утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Более подробно эту тему вы можете изучить в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Расчеты с подотчетными лицами

Данная операция оформляется проводками: Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма К 71 Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма К 94 Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям. ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операцияфм» (А − П).

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация.
В таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.
Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Инфо

Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Основания С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Подробности в этой статье. Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер. Проводки по расходам свыше выданного аванса Дебет Кредит Название операции 71 50 Выданы денежные средства под отчет 50 71 Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу 71 50 Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета.

Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.

Списание подотчетным сумм израсходованных на командировочные расходы работником организации

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Проверка Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Предоставление средств Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Списание подотчетных сумм на командировочные расходы

Фактическая себестоимость материалов списывается с кредита счета 15 в дебет счета 10 по завершении всех необходимых операций, связанных с их доведением до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, и соответственно учета всех дополнительных расходов. ЗАКЛЮЧЕНИЕ На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в процессе жизнедеятельности любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Не случайно, в Плане счетов бухгалтерского учета из всего количества бухгалтерских счетов расчетным операциям принадлежит почти 1/5 часть их общего количества.

После того как работник сдал авансовый отчет, вы его проверили, а руководитель утвердил своей подписью, пора отражать расходы в бухгалтерском и налоговом учете. На словах все просто: оплатили, получили, документально подтвердили - списали. Но, как показывают вопросы, поступающие к нам в редакцию, досадные ошибки встречаются часто. Из-за того что расходы отразили раньше, чем следовало, или документы оформили не по правилам, налоговики при проверке доначисляют налог и штрафы.

Если вы - предприниматель

Данная статья будет полезной, если у вас есть наемные работники и вы выдаете им деньги в подотчет. И не важно, какой у вас объект налогообложения по УСН.

Мы поговорим о наиболее распространенных ошибках, которые могут допускать как «упрощенцы», учитывающие расходы, так и те, кто платит единый налог лишь с доходов. Ведь правильный учет подотчетных сумм влияет на исчисление как «упрощенного» налога, так и НДФЛ и страховых взносов. А наши рекомендации, надеемся, помогут вам правильно разрешать сложные ситуации.

Ошибка № 1 В товарном чеке не расшифровано содержание покупки

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Составив авансовый отчет, сотрудник приложил к нему чек ККТ на общую сумму и товарный чек. При этом в товарном чеке не указаны конкретные названия приобретенных товаров. А стоит лишь обобщенное наименование, например «канцтовары на сумму 1000 руб.». В чеке ККТ указана также только общая стоимость.

В чем проблема. Не советуем учитывать расходы по документу без названий конкретных товаров. Объясним почему. Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом документы следует оформлять в соответствии с законодательством РФ. А к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных товаров, работ или услуг (подп. и п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для товарного чека с обобщенным наименованием товаров это требование не выполняется. Ведь в нем нет названия, количества и стоимости каждого конкретного товара.

Правда, арбитры иногда поддерживают налогоплательщиков, которые учли расходы по документам с общими названиями (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Но вряд ли хотелось бы судиться из-за проблемы, которую можно своевременно исправить. Причем это актуально не только для «упрощенцев», учитывающих расходы, но и для тех, кто платит налог лишь с доходов. Ведь если расходы подотчетного лица не подтверждены правильно оформленными документами, проверяющие могут доначислить зарплатные налоги.

Важное обстоятельство

Если подотчетник принес товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, такой документ лучше заменить, обратившись к продавцу еще раз. Или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

Отметим, что описанная проблема актуальна лишь для случая, когда в чеке ККТ нет расшифровки покупок с их стоимостью и количеством - именно тогда потребуется товарный чек с расшифровкой. Если в чеке ККТ указаны названия всех товаров, цены, количество и стоимость, то товарный чек и не потребуется, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в кассовом чеке. Однако их выдают не все продавцы, а лишь крупные супермаркеты.

Что предпринять. Во-первых, проинструктируйте работников, что в товарном чеке продавец должен перечислить все товары, указав их количество, цену и общую стоимость. И подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать, поскольку это и в его интересах. Ведь если налоговики при проверке доначислят с аванса НДФЛ, вы удержите его из зарплаты подотчетника.

Во-вторых, если работник уже принес вам документы с обобщенным названием, попросите его съездить обратно в магазин и поменять бумаги. Продавец, скорее всего, не откажет и перепишет товарный чек. А работник, которому пришлось лишний раз ходить в магазин, запомнит, какие документы нужно получать при покупке.

Если же поменять товарный чек проблематично, есть иной вариант. Пусть подотчетник составит внутренний документ, например расшифровку к товарному чеку. В нем он сам напишет наименование, количество, цену и общую стоимость купленных товаров. Поскольку документ оформлен по всем правилам, предъявляемым к «первичке», проблем с учетом расходов быть не должно. Образец такого документа вы можете посмотреть ниже.

Ошибка № 2 Расходы подотчетного лица оплачены чужой банковской картой

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Вроде бы все в порядке, работник составил отчет, приложил документы на покупку и оплату. Но при подробном рассмотрении вы заметили, что в чеке ККТ указаны данные банковской карты не самого подотчетника, а кого-то другого, например его родственника. Ведь в чеке ККТ в таком случает указывается ФИО того лица, кому принадлежит карта.

На заметку

Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку о том, что деньги владельцу карты за покупку он вернул.

В чем проблема. Будет рискованно оставлять все как есть и принимать отчет только с приложенными подотчетником документами. Вдруг вам попадутся при проверке особенно внимательные инспекторы, которые сочтут, что расходы, оплаченные неизвестно кем, к вашей фирме отношения не имеют. Поэтому их следует исключить из налоговой базы. И включить эту сумму в доход работника, облагаемый НДФЛ, а также начислить с нее страховые взносы.

Что предпринять. Попросите работника написать пояснительную записку. И указать, что покупку делал родственник или друг по его поручению. Дополнительно пусть подотчетник приложит расписку того человека, чьей картой он расплачивался. В расписке друг или родственник подтвердит, что деньги свои он от подотчетного лица получил и никаких претензий не имеет. В этом случае у вас будут доказательства, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей фирмы, выданных под отчет. Подобные рекомендации дают, в частности, финансовое и налоговое ведомства (письма Минфина России от 11.10.2012 № 03-03-07/46 и ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Образцы документов, которые потребуется оформить, мы представили ниже.

Ошибка № 3 Расходы учли вы раньше, чем погасили задолженность перед подотчетником

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом доходы минус расходы. Достаточно часто встречается ситуация, когда работник получил деньги под отчет, но на оплату покупки немного не хватило. Поэтому он добавил свои. Соответственно по авансовому отчету получился перерасход.

В чем проблема. Не учитывайте всю сумму покупки в налоговых затратах при упрощенной системе, пока не рассчитались с подотчетником. Объясним почему. В налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При перерасходе у вас есть долг перед работником. Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Что предпринять. Расходы считаются оплаченными, когда вы выдали сумму перерасхода работнику. Это подтверждает также Минфин России в письме от 17.01.2012 № 03-11-11/4 . Поэтому если вы рассчитались с подотчетником, выполнили прочие условия и имеете подтверждающие документы, то можете списать всю сумму расходов.

Пример 1. Учет расходов, оплаченных подотчетным лицом личными деньгами

О.И. Гришин, работающий в ООО «Полет», 5 июня получил под отчет 2000 руб. для покупки картриджа для принтера. 8 июня работник приобрел картридж за 2500 руб. (без НДС) и принес в бухгалтерию ООО «Полет» авансовый отчет. К отчету он приложил товарный чек и чек ККТ на покупку картриджа. 9 июня директор ООО «Полет» утвердил отчет, фирма оприходовала картридж и тут же передала его в эксплуатацию, установив на принтер. А 10 июня бухгалтер-кассир выдала О.И. Гришину сумму перерасхода по авансовому отчету - 500 руб. (2500 руб. – 2000 руб.). Когда можно учесть стоимость картриджа в расходах?

Стоимость картриджа для принтера ООО «Полет» вправе отразить в материальных расходах сразу после оприходования имущества и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Картридж оприходован 9 июня, а оплачен полностью 10 июня - после погашения задолженности перед работником. По условию, работник приложил к отчету товарный чек и чек ККТ. Этих документов достаточно для учета расходов. Поэтому 10 июня ООО «Полет» впишет в графу 5 Книги учета стоимость картриджа - 2500 руб. Бухгалтерские проводки будут такие:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

2000 руб. - выданы деньги под отчет О.И. Гришину;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

2500 руб. - оприходован картридж, купленный подотчетником;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10

2500 руб. - списан в производство картридж для принтера;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

500 руб. - выдана О.И. Гришину сумма перерасхода по авансовому отчету.

Обратите внимание

Расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как вы окончательно рассчитаетесь с подотчетным сотрудником (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если же сумму перерасхода вы возмещаете работнику уже в следующем квартале, для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом. Спишите стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета. А оставшуюся часть - в день, когда вы выплатите причитающуюся сумму работнику. Разумеется, для учета расходов нужно, чтобы имелись подтверждающие их документы и выполнялись прочие необходимые условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ошибка № 4 Вы списали на расходы товар, который еще не поступил

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник поехал к контрагенту и внес аванс под будущую поставку, потратив деньги, полученные в подотчет. Он должен составить авансовый отчет. Однако документов на покупку у подотчетника еще нет, поскольку товар ему еще не отгружен. Поэтому приложить к авансовому отчету он сможет лишь чек ККТ, квитанцию к приходному кассовому ордеру или иной документ об оплате.

В чем проблема. Вы допустите ошибку, если в налоговой базе при УСН истраченные деньги отразите в качестве расхода на дату утверждения авансового отчета. Ведь полностью затраты еще не подтверждены, подотчетник ничего не купил и не получил, а только внес аванс.

Суть вопроса

Сумму уплаченного работником аванса учитывайте в расходах только после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Что предпринять. Учтите расходы в налоговой базе при УСН не на дату утверждения отчета, а позднее. Когда материал будет оприходован, работы или услуги выполнены, а товар получен и затем реализован покупателю (подп. и п. 1 ст. 346.16, подп. и п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у вас на руках будут все необходимые документы.

Подсказки от сайта сайт

Если сотрудник купил что-то за свои деньги, это не подотчет

Если работник не получал деньги под отчет, а приобрел имущество для фирмы за свои средства, составлять авансовый отчет будет ошибкой. Ведь аванс сотруднику вы не выдавали. Работник просто напишет заявление, в котором попросит возместить его расходы. И приложит документы, подтверждающие покупку.. В поисковой строке раздела «Формы» наберите «заявление на возмещение расходов». И нужный вам документ появится в первой строке поиска. Скачав его себе на компьютер, вы сможете сделать шаблон для работников.

Если руководитель одобрит заявление работника, выдайте ему требуемую сумму. Затем отразите покупку в расходах, если все документы в порядке и выполнены условия для учета (ст.

Подотчет - как списать ? Это вопрос, который бухгалтер начинает себе задавать сразу после того, как выдал деньги. Мы рассмотрим в нашей статье несколько вариантов подотчета - как списать , на что обратить особое внимание.

Выдаем подотчет

На многих предприятиях есть подотчетные лица. Их назначает директор, а бухгалтер на основании заявления подотчетника выдает им деньги из кассы или перечисляет с расчетного счета. Работник их тратит на нужды организации.

Как составить заявление, смотрите в статье .

Когда подходит срок, подотчетник должен отчитаться за полученные деньги.

Этот срок определяется 3 рабочими днями со дня окончания срока взятия денег, указанного в заявлении, или со дня выхода подотчетника на работу (п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).

И с этого момента задача бухгалтера внимательно проверять все документы: нельзя допустить, чтобы в представленных бумагах были какие-либо ошибки. Ведь именно эти документы определяют, как именно будет списываться выданный аванс в учете организации.

Варианты списания подотчетных средств

Рассмотрим возможные варианты списания:

Вариант 1 : Подотчетник правильно составил авансовый отчет и подложил все подтверждающие документы. Бухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.

Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.

Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.

Подробнее об этом читайте в статье .

Вариант 2 : Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.

Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст. 196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье .

Вариант 3 : Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.

Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст. 138 ТК РФ).

Более подробно об этом читайте в материалах:

Вариант 4 : Подотчетное лицо — директор. Если он все сделал правильно, то списание будет такое, как и всегда. А если нет? Мы можем списать его долг с причитающихся ему дивидендов.

Вариант 5 : Произошла трагическая ситуация. Работник умер, не успев отчитаться за полученные деньги. В следующем разделе рассмотрим подробнее, какие действия должен предпринять бухгалтер в такой ситуации.

Списание подотчета при смерти подотчетного лица

Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?

В первую очередь, нужно попросить родственников предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие смерть работника. Это может быть свидетельство о смерти, выданное отделением ЗАГСа, или постановление суда о признании его умершим.

После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.

Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.

В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье .

Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.

Включить или не включать сумму аванса в доход подотчетника? В обычной ситуации мы бы поступили, как в варианте 2, и отразили сумму его в справке 2-НДФЛ.

Но в случае смерти работника у нас, как у налогового агента, нет оснований для начисления НДФЛ (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

Сумму можно списать из резерва по сомнительным долгам.

Если такого резерва нет, в учете делаем запись: Дт 91 Кт 71 (73) — списана дебиторская задолженность в расходы.

Для чего нужен резерв по сомнительным долгам , читайте в статье .

Итоги

Что бы ни произошло с работниками, работа предприятия все равно продолжается. Выданные авансы необходимо списывать, и главная задача бухгалтера состоит в том, чтобы верно определить вариант, по которому будет проходить списание.